Mesmo diante da evolução tecnológica na área da saúde, ainda existem clínicas e hospitais que utilizam arquivos físicos para a guarda de fichas, prontuários médicos e resultados de exames. Essa prática, embora ainda presente em algumas instituições, apresenta limitações significativas quando analisada sob a ótica da segurança da informação, da continuidade do cuidado e da conformidade legal.
O armazenamento em papel está sujeito a riscos como deterioração natural, falhas de organização, extravio de documentos e danos decorrentes de incidentes como incêndios ou alagamentos. Situações desse tipo podem gerar prejuízos financeiros relevantes, comprometer a reputação da instituição e resultar em penalidades legais.
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Prontuário médico: documento essencial e com valor legal
A ficha de atendimento e o prontuário médico do paciente são documentos oficiais, com valor jurídico, ético e assistencial. Eles reúnem informações indispensáveis para o acompanhamento clínico, o raciocínio diagnóstico e a tomada de decisões médicas ao longo do tempo.
Por esse motivo, o manuseio e o armazenamento desses registros exigem critérios rigorosos de integridade, confidencialidade, rastreabilidade e disponibilidade, garantindo que as informações estejam protegidas e acessíveis sempre que necessário.
Legislação e a evolução do prontuário eletrônico
Com o avanço da digitalização na saúde e o crescimento do atendimento eletrônico, tornou-se fundamental a criação de normas que assegurem a privacidade dos pacientes e a proteção das informações médicas.
Em abril de 2014, o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965) estabeleceu princípios voltados à proteção de dados pessoais no ambiente digital. Posteriormente, em dezembro de 2018, foi sancionada a Lei nº 13.787, que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio do prontuário do paciente.
Essas legislações reforçam a necessidade de adoção de soluções tecnológicas adequadas, alinhadas às boas práticas de segurança da informação.
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Guarda obrigatória de prontuários médicos por 20 anos
De acordo com as diretrizes do Conselho Federal de Medicina (CFM) e com a Lei nº 13.787, os prontuários e exames médicos devem ser armazenados obrigatoriamente por um período mínimo de 20 anos, contados a partir do último registro realizado.
Somente após esse prazo é permitida a eliminação dos documentos, sejam eles físicos ou digitalizados, ou a entrega definitiva ao paciente, conforme previsto no Artigo 6º da referida lei. O não cumprimento dessa exigência pode acarretar sanções administrativas, éticas e jurídicas às instituições de saúde.
Tecnologia como suporte à segurança e à conformidade legal
Para atender às exigências legais com eficiência e segurança, clínicas e hospitais têm investido em sistemas especializados para o gerenciamento de informações médicas. Essas soluções vão além do simples armazenamento, permitindo controle de acesso, auditoria, rastreabilidade e preservação da integridade dos dados clínicos.
Entre os dados mais sensíveis estão as imagens médicas utilizadas para diagnóstico, que possuem grande volume e complexidade. Para esse cenário, destacam-se os sistemas PACS (Picture Archiving and Communication System) e RIS (Radiology Information System), que operam com o padrão DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine).
Esses sistemas possibilitam a visualização, interpretação, armazenamento e distribuição segura dos exames, integrando os diferentes setores da instituição e otimizando o fluxo de trabalho assistencial.
Soluções em nuvem e eficiência operacional
As soluções modernas de PACS e RIS eliminam a necessidade de grandes estruturas físicas de servidores e centros computacionais de alto custo. Operando em ambiente totalmente web, essas tecnologias oferecem segurança, escalabilidade e flexibilidade, permitindo que clínicas e hospitais expandam suas operações de forma dinâmica, ágil e confiável.
Além da redução de custos operacionais, esse modelo contribui para maior produtividade das equipes e mais agilidade no atendimento ao paciente.
LGPD e a proteção de dados na área da saúde
A Lei nº 13.787 trouxe mudanças importantes para a rotina das instituições de saúde, mas foi complementada pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709), que estabeleceu regras ainda mais rigorosas para o tratamento de dados pessoais e sensíveis, como as informações de saúde.
A LGPD prevê penalidades significativas em caso de descumprimento, reforçando a importância da adoção de sistemas seguros, processos bem definidos e uma cultura organizacional voltada à proteção dos dados dos pacientes.
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